Bollette, fatture estratti conto e scartoffie di tutti i tipi rischiano di rimanere in giro per tutte la casa, io odio cordialmente questo aspetto della vita familiare ma non sono ancora riuscita a digitalizzare tutto come fanno alcuni, la carta mi da sicurezza.
Prima o poi ce la farò ma nel frattempo ho dovuto trovare un sistema per non rimanere sepolta sotto quintali di fogli di carta…
Il rischio più grosso però è di avere tutto ma di non ritrovarlo al momento opportuno, per evitarlo l’unico modo è un’organizzazione ferrea ma anche facile da mettere in pratica prima per poi poter ritrovare facilmente dopo.
Trovare il sistema giusto non è stato facile ma ci sono riuscita finalmente qualche anno fa e mi sono resa conto solo adesso di non verne mai scritto.
Ho letto tantissimo sia online che offline su come organizzare i documenti ma nessun metodo mi dava soddisfazione, il motivo l’ho capito quando sono riuscita a capire che il tipo di archiviazione ideale è quello che tiene conto di ogni membro della famiglia oltre che della casa.
Quindi invece di fare 5 o 6 raccoglitori tutti dedicati ai documenti della famiglia per intero, ne faccio solo 2 per la famiglia in generale e poi uno per ogni componente.
Ma andiamo con ordine: rima di tutto bisogna scegliere il sistema di archiviazione tra raccoglitori ad anelli o scatole che possano contenere i fogli A4. Personalmente io preferisco le scatole ma è una scelta del tutto personale, se scegli le scatole avrai bisogno anche di una o due confezioni di buste trasparenti a tasca sempre formato A4, se invece scegli i raccoglitori ad anelli avrai bisogno di buste trasparenti con i fori.
Per decidere il numero di scatole/raccoglitori che ti servono devi contare i membri della famiglia:
1 raccoglitore per i documenti generali dell’abitazione e della famiglia in generale
Nel raccoglitore dedicato alla casa ci staranno i documenti di affitto o proprietà, quelli di un eventuale mutuo, quelli del condominio e delle ristrutturazioni e riparazioni, quelle di eventuali assicurazioni della casa, bollette e contratti di tutte le utenze, scontrini e garanzie degli elettrodomestici, e via di questo passo.
La documentazione bancaria se è dell’intera famiglia va messa qui, se invece è personale va messa nel raccoglitore personale.
Ogni tipologia di documento devi dividerla usando le buste trasparenti, sopra con il pennarello puoi scrivere l’argomento di ogni cartellina. Se usi i raccoglitori ad anelli puoi usare anche dei divisori colorati.
1 raccoglitore per i documenti generali dell’automobile e ai mezzi di trasporto
Nel raccoglitore dedicato all’automobile (o alle automobili, visto che negli ultimi anni spesso ci sono più auto in ogni famiglia) vanno tutti i documenti dedicati, anche questi divisi per tipologia e, nel caso di più auto, anche per tipo di automobile. Nello stesso raccoglitore vanno anche eventuali documenti dedicati ai mezzi di trasporto pubblico o eventuali biciclette, scooter, ecc. ecc.
1 raccoglitore per ogni membro della tua famiglia, anche per i bimbi piccoli
Nei raccoglitori personali devono essere raccolti tutti i documenti del familiare in questione: documentazione medica, scolastica, lavorativa, documenti relativi a patente, passaporto, polizze assicurative personali, certificati vari, certificato elettorale e via così.
Anche in questo caso tutto ben separato in varie cartelline trasparenti, che si trovano anche colorate per differenziare ulteriormente con un codice-colore.
In questo modo rimane tutto ben organizzato ed è facile trovare quello che serve per tutti, anche per figli e mariti che non riordinano.
Per mantenere il sistema sempre ben efficiente, oltre ovviamente a ricordarsi di mettere subito tutto i documenti che arrivano al posto giusto, bisogna fare ancora due cose:
1. sistemare tutte le cose da fare, cioè le bollette da pagare e tutto quello che deve essere fatto entro un certa data, dentro un calendario apposito , cioè uno scadenziario settimanale o mensile (meglio ancora) dove possano stare fisicamente le carte e i documenti che servono per quella specifica incombenza. Io uso uno scadenziario che ho realizzato riciclando un altro oggetto comprato al mercatino dell’usato, il tutorial per capire come ho fatto lo trovi cliccando qui.
2. ricordarti di controllare tutti i documenti a fine anno per eliminare quello che può essere buttato via (strappa tutto oppure comprati un distruggi documenti, se ne trovano anche di molto economici come questo che si può applicare a qualsiasi cestino della carta).
Ogni documento ha una durata ben precisa, i termini di prescrizione sono fissati per legge, ecco un po’ di informazioni utili:
- Bollette per consumo di acqua, luce, gas, telefono: 5 anni dalla data di scadenza.
- Bollettini ed F24 Ici/Imu/TASI: 5 anni dall’anno successivo a quello di pagamento.
- Spese condominiali: 5 anni.
- Tassa nettezza urbana (TARSU/TIA/TARI): 5 anni dall’anno successivo a quello di pagamento o di obbligo di dichiarazione.
- Affitto: 5 anni.
- Mutui: 5 anni dalla scadenza della singola rata.
- Cambiali e parcelle dei professionisti: 3 anni.
- Dichiarazione dei redditi: 5 anni a partire dall’anno successivo a quello della presentazione della dichiarazione. In caso di ristrutturazioni edilizie o riqualificazione energetica, poiché la rateazione delle detrazioni è su 10 anni, la documentazione per chiedere le detrazioni dovrà essere conservata per 10 anni + 5, quindi 15 anni.
- Bollo auto: 3 anni a partire da quello successivo alla data di scadenza.
- Multe stradali: 5 anni.
